ccbot/2.0 (http://commoncrawl.org/faq/)

Samen streven naar de perfectie
Software ontwikkeling voor Windows® en consultancy


Oudercontact - handleiding

Inleiding

Oudercontact is een web-applicatie die de oudercontact administratie digitaliseert.

Deze module is mee geïntegreerd in de online MyRo ruimte.

Het pakket is gebaseerd op volgende principes:

  • Een ouder registreert zich zelf voor zijn kind of kinderen. Dit kan vanuit de leerling login via het menu Nieuwe gebruiker op de MyRo online ruimte. Op die manier krijgt een ouder met 1 login toegang tot alle MyRo online applicaties die de school gebruikt en worden, indien gewenst, alle kinderen van de ouder gegroepeerd onder die login. Daarbij is de gebruikersnaam het emailadres en beheert de ouder zelf het wachtwoord.
  • De ouders beheren zelf in welk tijdsinterval ze welke leerkracht willen zien.
  • De gegevens worden gekoppeld aan MyRo Puntenboek.

We gebruiken het woord ouder om de persoon aan te duiden die op oudercontact komt.

In volgende paragrafen vind je een algemene handleiding voor de module. Indien je aangemeld bent op de online MyRo ruimte, vind je via het Oudercontact Help menu ook aparte handleidingen voor beheerder, ouders en leerkrachten. Via een beheerderslogin kan je alle handleidingen raadplegen.

Hieronder zie je een schermweergave van de tabel waarin een ouder cellen kan aanklikken, waarop deze een leerkracht wenst te spreken.

Procedure voor ouders

Aangemeld met de leerling login op de online ruimte, kan de ouder een eigen ouder login aanmaken via het menu Nieuwe gebruiker en aanduiden welke modules hij wenst te gebruiken onder deze login.

Via het menu Gegevens, kan de ouder nadien nog zelf het mailadres of het wachtwoord aanpassen.

Aanmelden

Na het ontvangen van de mail kan de ouder zich aanmelden met de gegevens die in de mail worden doorgestuurd.

In de mail staat login/e-mail, tezamen met het wachtwoord vermeld.

Wachtwoord vergeten

Als een ouder zijn wachtwoord vergeten is, kan hij dit steeds opvragen, door op de startpagina op de link aanvragen te klikken.

Hij vult dan het gebruikte e-mail in en de registratiemail zal opnieuw worden verzonden.

Oudercontact reserveren

Als een ouder zich heeft kunnen aanmelden, kan hij voor zijn kind of kinderen een oudercontact reserveren. Hiertoe krijgt hij per kind een scherm waar al de leerkrachten staan vermeld die aan de leerling lesgeven en waarvoor de school heeft beslist dat die aanwezig zullen zijn op het oudercontact.

Hiertoe klikt hij op 1 of meerdere vrije hokjes .

Vervolgens klikt hij op Reserveer.

Meer dan één kind

Ouders met meer dan één kind kunnen bovenstaande procedure herhalen voor elk van de kinderen. Zie ook in bovenstaande afbeelding, waar je merkt dat er kan gekozen worden tussen 2 kinderen Jan en Marjan. De actieve tabel is van Jan, maar de ouder ziet in deze tabel ook de gedane reservering voor Marjan.

BELANGRIJK: dat ze op Reserveer klikken voor elk van de kinderen afzonderlijk, anders is de reservatie niet bewaard.

Overzicht van de reservaties

Bij succesvolle reservatie krijgt men de boodschap 'Je reserveringen zijn succesvol verwerkt.' Via het menu Overzicht reservatie krijgt de ouder een overzicht van al de reservaties, dat men kan afdrukken of naar zichzelf laten mailen.

Hieronder het overzicht dat hoort bij de reservaties uit bovenstaande schermweergave van de reservatietabel.

Procedures voor de beheerder

Aanmelden van een beheerder

Een beheerder meldt zich aan met zijn MyRo Puntenboek login/wachtwoord.

Een oudercontact aanmaken

Eenmaal aangemeld kan een beheerder onmiddellijk een oudercontact aanmaken of wijzigen.

Op deze pagina kan hij steeds komen door op het menu Oudercontact te klikken.

Periode van oudercontact en opmerkingen

Hierna vult hij de velden in:

  • Reservering vanaf: dit geeft het ogenblik aan vanaf wanneer de ouders een oudercontact kunnen reserveren.
  • Reservering tot: dit geeft het ogenblik aan tot wanneer de ouders een oudercontact kunnen reserveren.
  • Eenheid contact: dit is de duur van een tijdsinterval, uitgedrukt in minuten. Dit is de normale duur van het gesprek van een ouder met een leerkracht.

Daarnaast kan hij één of meer periodes aangeven waarin dit oudercontact plaatsvindt:

  • Begin oudercontact: het startmoment van het oudercontact.
  • Einde oudercontact: het einde van het oudercontact

Door op  te klikken, kan men een extra periode aanmaken. Deze extra periode mag eventueel op een andere dag vallen dan de eerste periode.

Door op Verwijder te klikken, kan een periode verwijderd worden.

In het Opmerkingen veld kan men een algemene opmerking kwijt die te lezen is tijdens de reservatie, net onder de datum van het oudercontact. Zie 'Parkeren is mogelijk op de speelplaats' in de voorbeeld reservatietabel hierboven. Deze algemene opmerking verschijnt ook in het Reservatie Overzicht dat een ouder kan opvragen en vervolgens kan afdrukken of naar zichzelf mailen. Zie hieronder voor een schermweergave van dergelijk Reservatie Overzicht voor een ouder.

Verschillende klassen hebben op hetzelfde ogenblik verschillende instellingen voor een oudercontact

Als vb. het eerste jaar een langer oudercontact hebben dan het tweede jaar, dan mag je gerust in een oudercontact twee definities maken. Een voor het eerste jaar en een voor het tweede jaar. Deze periodes mogen dan overlappen of samenvallen voor deze 2 verschillende jaren.

Deelnemers

Daarnaast bepaal je wie deelneemt aan het oudercontact.

Om de klassen te selecteren die aan het oudercontact deelnemen, klik je ofwel op alle klassen ofwel klik je op de klassen die effectief deelnemen aan het oudercontact.

Om de deelnemende leerkrachten te selecteren, zal je een combinatie maken van de leerkrachten en vakken. De module veronderstelt dat de te reserveren leerkrachten een cursus geven in betrokken klassen voor een vak dat geselecteerd werd voor het oudercontact. Voor een oudercontact enkel voor de klassenleraars en eventueel co-klassenleraars, volstaat het deze aanduiding(en) te selecteren bij de leerkrachten, zonder vakken aan te duiden.

Je kan deze lijsten op twee manieren gebruiken.

  • Ofwel geef je de leerkrachten aan die wel deelnemen aan het oudercontact.
  • Ofwel geef je de leerkrachten aan die niet deelnemen aan het oudercontact.

Het vinkje De geselecteerde Leerkrachten worden uitgesloten, gebruik je om aan te geven welke leerkrachten al dan niet deelnemen aan het oudercontact.

Voorbeeld: Je wenst dat alle leerkrachten deelnemen aan het oudercontact.

Dit kan je ingeven op twee manieren.

  • Ofwel vink je De geselecteerde Leerkrachten worden uitgesloten aan en je selecteert géén enkele leerkracht.
  • Ofwel vink je De geselecteerde Leerkrachten worden uitgesloten niet aan en zorg je dat Alle leerkrachten geselecteerd zijn.

Voorbeeld: Alle leerkrachten behalve Pieters nemen deel aan het oudercontact.

Nu vink je het best De geselecteerde Leerkrachten worden uitgesloten aan en selecteer je vervolgens Pieters.

Een analoge procedure wordt gebruikt voor welke vakken er oudercontact wordt georganiseerd. Hier bepaalt het vinkje De geselecteerde vakken worden uitgesloten of je al dan niet de geselecteerde vakken wil beschouwen of uitsluiten.

Een leerkracht neemt enkel deel aan een oudercontact voor een klas als hij tot de deelnemende leerkrachten behoort en één van zijn vakken aan die klas deelneemt aan het oudercontact.

Een leerkracht tijdelijk niet beschikbaar stellen tijdens een oudercontact

Als een leerkracht gedurende een aantal oudercontact-intervallen niet beschikbaar is, kan de beheerder er voor zorgen dat die intervallen niet reserveerbaar zijn. Indien de beheerder via de 'Instellingen' de optie 'Leerkracht kan zich vrij zetten' aanvinkt, kan elke collega, aangemeld op MyRo Online, via 'Jouw Oudercontacten' zelf aanduiden wanneer deze niet reserveerbaar is.

  • Hiertoe kiest de beheerder het menu Leerkracht.
  • En selecteert de uren dat een leerkracht niet aanwezig wenst te zijn.
  • Daarna klikt hij op de knop Reserveer.

Deze uren worden aangeduid als <Niet Vrij>.

Extra informatie over de deelnemende leerkrachten

Via het menu Oudercontact kan je achteraan op de Info knop van een oudercontact klikken, om dan per leerkracht eventueel extra informatie aan te brengen. Denken we aan het lokaal waarin de leerkracht zit tijdens het oudercontact. Deze informatie verschijnt mee in het Reservatie Overzicht dat een ouder kan opvragen en vervolgens kan afdrukken of naar zichzelf mailen. Zie hierboven voor een schermweergave van dergelijk Reservatie Overzicht voor een ouder.

De instellingen van de oudercontact module

Via het menu 'instellingen' kan je een aantal eigen parameters instellen voor de oudercontact module.

  • Beheerders emailadressen: gescheiden door een punt-komma, kan je meerdere mailadressen van beheerders opgeven. Zij ontvangen zo de boodschappen die ouders ingeven via het contactformulier.
  • Maximaal aantal reservaties per ouder: maximaal aantal reservaties die per geregistreerde ouder kunnen gemaakt worden.
  • Maximaal aantal kolommen per afgedrukt blad: maximaal aantal kolommen dat per blad afgedrukt worden op overzichten
  • Toon niet-aanwezig boodschap: indien aangevinkt, kunnen ouders onderaan de reservatietabel aangeven 'Ik zal niet aanwezig zijn'. Dit wordt ook opgenomen in de 'Statistieken'.
  • Toon reserveerder, leerling, klas, voornaam: de betrokken items worden getoond in overzichten opgeroepen via het menu 'Leerkracht'
  • Herhaal uur in rooster: indien aangevinkt, wordt het uur van de reservering in elke cel van de reserveringstabel getoond, zoniet staan de uren enkel vooraan de tabel.
  • Leerkracht kan zich vrij zetten: elke collega kan zelf, aangemeld op MyRo ONline via 'Jouw oudercontacten' de momenten aanduiden dat hij niet beschikbaar is en op de Reserveer knop klikken.
  • Benaming voor klassenleraar: indien je hier niets intikt en in PuntBeheer een klassenleraar aangeduid werd voor een klas, dan staat in de hoofding van de reserveringstabel 'Klassenleraar' vermeld bij deze collega. Indien je hier een andere benaming intikt, verschijnt deze in plaats van 'Klassenleraar'.
  • Benaming voor co-klassenleraar: indien je hier niets intikt en in PuntBeheer een co-klassenleraar aangeduid werd voor een klas, dan staat in de hoofding van de reserveringstabel 'Co-Klassenleraar' vermeld bij deze collega. Indien je hier een andere benaming intikt, verschijnt deze in plaats van 'Co-klassenleraar'.

Werktijd

Onder werktijd kan je zelf de werktijd instellen, waarop je de module wil testen op betrokken PC, in de huidige sessie van de huidige browser. Op die manier kan je zien hoe ouders zullen kunnen reserveren in de toekomst voor oudercontacten die je reeds gedefinieerd hebt, maar die nog niet opengesteld zijn voor reservatie. Je kan zo ook oudercontacten in het verleden opzoeken in de 'Oudercontact' lijst en er eventueel een kopie van aanmaken via het Kopie icoontje.

Mail

Door te klikken op de link 'Mail reservering naar alle ouders', kan je met 1 klik een herinneringsmail laten sturen met de reserveringen erin naar alle ouders die gereserveerd hebben.

Beheer van oudercontacten in de plaats van een ouder

De beheerder kan ook een oudercontact reserveren in de plaats van de ouder.

  • Hiertoe kiest de beheerder het menu Gebruikers
  • Daar kiest hij de ouder voor wie hij wenst te reserveren en meldt aan via het bolletje achter diens naam.
  • Vervolgens reserveert hij zoals een ouder hetzelf zou uitvoeren.

Indien een ouder zelf geen account zou hebben, kan de beheerder ook aanmelden als de leerling en zo reserveren. De leerling zelf kan geen oudercontact reserveringen uitvoeren.

Overzicht van de reservaties per klas

Een beheerder kan een overzicht opvragen van de reservaties per klas.

  • Hiertoe drukt hij op het menu Klas.
  • kan hij een klas en een oudercontact selecteren.

Enkel de oudercontacten die in de toekomst liggen worden getoond.

Dit geeft het eerst-volgende oudercontact voor de klas.

Overzicht van de reservaties per leerkracht

Het menu Leerkracht geeft een overzicht van de reservaties per leerkracht.

Synchronisatie met MyRo Puntenboek

Indien je reserveringen wil laten uitvoeren voor collega's of cursussen die niet bestaan in MyRo Puntenboek, geef je deze in in PuntBeheer. Laat de nieuwe invoer expliciet verwerken via menu Extra MarkDown Verwerk, indien je deze meteen wil gebruiken in de oudercontact module. Wil je bijvoorbeeld reserveringen voor een CLB-medewerker mogelijk maken voor de ouders, dan moet deze medewerker in PuntBeheer in de leerkracht lijst staan. Er moeten voor de gewenste klassen dan ook cursussen van een fictief vak CLB voorzien worden. Indien dit vak niet in de vakvolgordes zit, komt het niet op rapporten of overzichten terecht. Indien voor betrokken collega in de leerkrachtlijst het Volgsysteem alsook Zichtbaar vinkje uit staat, zal deze collega niet opduiken in het leerkrachtlijstje van Puntenboek.

Procedures voor de leerkrachten

De leerkrachten kunnen hun reservaties bekijken en al naargelang de instellingen van de module ook zichzelf op 'niet vrij' zetten.

Aanmelden van een leerkracht

Een leerkracht meldt zich aan met zijn MyRo Puntenboek login/wachtwoord of klikt op het laatste icoontje van zijn puntenboekje wanneer hij in de hoofding geklikt staat van een lesgroep.

Overzicht van de reservaties per klas

Als leerkracht kan je per klas waaraan je lesgeeft een overzicht opvragen van de reservaties per klas, zodat je ziet op welke momenten je collega's vrij zijn.

  • Hiertoe drukt de leerkracht op het menu Klas.
  • kan hij een klas en een oudercontact selecteren.

Enkel de oudercontacten die in de toekomst liggen worden getoond.

Dit geeft het eerst-volgende oudercontact voor de klas.

Overzicht van de reservaties per leerkracht

Het menu Jouw oudercontacten geeft een overzicht van de reservaties voor de aangemelde leerkracht.

 

Laatste wijziging: 11 november 2016 17:35

Opmerkingen en vragen zijn steeds welkom. Stuur ons een boodschap